Qu'il soit ludique ou commercial, l'organisation d'un événement doit être une réussite. Même si on s'en doute, derrière chaque événement réussi se cache une véritable organisation. C'est quelque chose qui est soigneusement préparé. Découvrez ici les étapes de base pour organiser avec succès votre événement.
Sur une feuille de papier, posez les fondations
La première chose à faire pour un événement réussi est de définir vos objectifs. Clarifiez l'objectif et la portée de votre événement sur une feuille de papier. Demandez-vous ensuite à quelle catégorie de personnes il doit s'adresser.
On y trouve aujourd'hui une multitude d'événements sportifs, culturels et festifs. Il est donc essentiel que vous puissiez vous démarquer de la masse. Il faudra donc apporter une touche nouvelle, quelque chose qui sort de l'ordinaire, comme des animations ludiques un peu plus originales. On peut penser à des jeux laser mais au sein d'une structure gonflable ou encore des animations autour de sensations fortes. Imaginez la surprise de vos invités en découvrant un simulateur de chute libre ou une structure XTrem Jump. Des sociétés comme Happy Game, basées entre Nantes et Rennes, vous proposent la location d'animations originales. C'est la garantie de faire bonne impression et l'un des seuls moyens de parler longuement de votre événement.
Loin d'être une idée stupide, écrire toutes les instructions sur papier vous permettra de ne pas vous perdre en cours de route. Aussi, vous devez inclure des axes stratégiques, des objectifs pour faire une meilleure présentation à votre équipe, vos prestataires, sponsors et partenaires potentiels.
Faire un rétroplan complet
L'établissement d'un budget provisoire et d'une planification prévisionnelle est la clé du succès d'une organisation. À cette étape, vous devriez prendre votre temps pour mieux planifier toutes les activités que vous serez appelé à gérer dans le cadre de l'organisation de votre événement.
Sans limitation, cette rétroconception devrait inclure les éléments suivants :
– La sécurité et toutes les démarches juridiques et administratives ; – La recherche de groupes musicaux et autres collaborateurs ; – La recherche de fournisseurs, de partenaires ; – La production de divers éléments liés à l'événement; – La création d'une billetterie en ligne ; – La création de divers outils de communication ; – Construction d'équipe.
De plus, les étapes à suivre pour une organisation réussie sont nombreuses et variées. Dès que toutes les étapes sont planifiées et répertoriées, vous pouvez commencer à organiser votre événement plus sereinement. Soyez très prudent, car le monde de l'événementiel est connu pour ses nombreux rebondissements. N'hésitez pas à faire des plans B, C et même D pour anticiper certains obstacles. Sinon, vous pourriez être surpris.
Faites équipe avec des partenaires, des sponsors
L'une des phases les plus importantes d'un rétrodesign est de trouver des mécènes, des sponsors et des partenaires. Il est important qu'ils vous offrent un soutien significatif, car ils peuvent être d'une grande aide humainement, matériellement et financièrement. La validation de ces paramètres est essentielle pour une meilleure visibilité.
C'est vrai que tout cela demande de l'énergie, mais surtout du temps. Cependant, vous devez vous assurer d'avoir la meilleure équipe possible avec vos fournisseurs de services et vos sponsors. La notoriété ainsi que l'image de votre événement en dépendent énormément.
Mieux choisir les prestataires événementiels
Vos besoins en matière de sponsor et de fournisseur de services différeront en fonction de la configuration, du thème et de la portée de votre événement. Voici quelques exemples de prestataires de services sur lesquels vous devriez vous pencher davantage lors de vos recherches :
– Un prestataire qui s'occupe de la sécurité et de l'accès au site ; – Un prestataire technique qui s'occupera de l'internet, des lumières et du son ; – Une billetterie pour la gestion des invitations ; – Une entreprise ou un restaurateur qui prendra soin de vos convives.
Pour que l'organisation de votre événement soit une totale réussite, vous vous tournerez vers de nombreux prestataires. Alors, pour bien les choisir, n'hésitez pas à lancer des appels d'offres. Faites vos choix en fonction des offres et des prix qu'ils vous proposeront.
Communication forte
La communication autour de votre événement doit être pensée en amont. Pour cibler des participants plausibles, choisir le média le plus approprié est essentiel. La publicité via les panneaux d'affichage, les médias, la presse, les réseaux sociaux est très importante.
Créez des avantages, des codes promotionnels, des bonus pour les participants potentiels qui s'inscrivent tôt. Utiliser les meilleurs outils de communication est essentiel pour optimiser la vente rapide de vos billets. Une billetterie complète est la preuve que votre communication a été un franc succès. Créez un dossier de presse pour que les médias parlent de votre événement.
Mettez vos invités à l'aise
Les participants à votre événement ont besoin d'être choyés. Faites de votre mieux pour leur offrir une ambiance chaleureuse et conviviale le jour J. N'oubliez pas de leur fournir les services suivants : points d'eau, sanitaires, accès aux personnes à mobilité réduite. Rendre ces points d'accès visibles afin que l'accès soit facile.
Reportage et court
Avant le jour J, synthétisez toutes les informations dont vos équipes ont besoin pour que tout le monde soit au même niveau d'information. Les téléphones ou les talkies-walkies sont indispensables, car ils vous permettront de discuter de l'évolution des choses. Dès que l'événement est terminé, faites le point. Établir les points d'alerte, les points positifs pour une future édition.